Como proteger un libro en Excel 2013

Además de poder proteger las hojas de cálculo por separado, también podemos proteger un libro completo.

Vamos a ver como proteger la estructura de un libro, impedir que cualquier usuario pueda realizar tareas en él, como agregar, eliminar, mover o renombrar hojas. Es una tarea fácil, pero tenemos que tener en cuenta que se realiza de una sola vez para el archivo completo. Con lo cual no es posible proteger la estructura únicamente de sus hojas.

La protección de un libro se divide en dos etapas, esto es que podemos seleccionar el bloqueo de la estructura y de las ventanas. Se puede seleccionar una de ellas o ambas, y así únicamente bloquearemos lo que necesitemos:

• Estructura: para proteger la composición de un libro. Va a impedir que se creen o eliminen hojas y que se oculten las existentes. No se podrá renombrarlas, copiarlas, moverlas ni cambiar el color de sus etiquetas. Si alguna hoja se encuentra oculta, la opción de mostrarla estará desactivada. Esta opción nos asegurará que la estructura de las hojas del libro, se mantengan inalterables hasta que introduzcamos la contraseña para poder hacer modificaciones.
• Ventanas: para impedir que se modifique la forma de ver las hojas de cálculo en la pantalla. Así algunas funciones del grupo Ventana, de la ficha Vista, quedarán deshabilitadas, tales como Nueva ventana, Inmovilizar, Dividir y Mostrar. Con esta opción no se puede cambiar la vista de las ventanas, que es importante si necesitamos trabajar con varias hojas.

Para proteger un libro, tenemos que ir a la ficha Revisar, y pinchar en Proteger libro. Se nos abrirá el cuadro de Proteger estructura y ventanas, con las opciones Estructura y Ventanas. Seleccionamos la que queramos proteger. Luego tenemos la opción de incluir una contraseña. Cuando hayamos terminado le damos a Aceptar.

Otras opciones de protección

Se pueden realizar distintas acciones para proteger el contenido de una hoja de Excel. Se pueden especificar los elementos que se pueden modificar y cuáles no.

En Excel, por defecto todas las celdas están bloqueadas, así, al seleccionar Proteger hoja, no se podrá modificar ninguna parte de la hoja. Aunque si queremos dejar algunas celdas sin protección, para que los usuarios puedan modificar datos, debemos seleccionar esas celdas, luego ir a la ficha Inicio, al grupo Celdas, y pinchar en Formato. Se nos desplegará un menú con diferentes opciones, y pincharemos en Bloquear celda, para que quede desmarcada esta opción. Así, aunque la hoja esté protegida, estas celdas que hemos seleccionado, podemos modificarlas.

Después de seleccionar las celdas que se pueden modificar, tenemos que proteger la hoja de cálculo. Iremos a Formato y Proteger hoja. Se nos abrirá el cuadro diálogo de Proteger hoja, donde tenemos que configurar las opciones de la hoja. Tenemos que marcar la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas, y escribir una contraseña. Le damos a Aceptar y volvemos a introducir la contraseña y Aceptar.