Como trabajar con archivos en Excel 2013

Los archivos en Excel se llaman Libros. Éstos se generan de forma automática al abrir el programa y cuando pinchamos en Libro en blanco o al crear un archivo desde Archivo/Nuevo/Libro en blanco. Estos libros de forma predeterminada incluirán una única hoja de cálculo, la Hoja 1. Pero podemos configurarlo y añadir más hojas. Para ello, vamos a Archivo/Opciones/General y en el apartado Al crear nuevos libros, en Incluir este número de hojas, escribimos el número de hojas que queramos que tengan nuestros libros y le damos a Aceptar.

Guardar libros

Para guardar un libro, tenemos que ir a la ficha Archivo y luego a Guardar. También podemos utilizar el teclado, tenemos que pulsar las teclas CTRL+G

Si es la primera vez que guardamos este archivo, se nos activará la opción de Guardar como, donde tenemos que elegir en que lugar lo queremos almacenar, ya sea en SkyDrive o en el Equipo. Si elegimos la opción de guardarlo en el Equipo, en el panel de la derecha nos muestra las carpetas recientes donde hemos guardado otros archivos. Si queremos guardarlo en una de ellas, pinchamos en esa carpeta, y si queremos buscar otra, pinchamos en Examinar. Elegimos la carpeta, y escribimos el Nombre de archivo que le hayamos designado. Una vez que lo tengamos, pinchamos en Guardar.

Excel también nos ofrece la posibilidad de guardar los archivos en los formatos .PDF o .XPS. Nos será útil, cuando queramos enviar o compartir archivos conservando su formato original. Tenemos que ir a Archivo/Exportar/Crear documento PDF/XPS. Se nos abrirá un cuadro de diálogo, donde elegiremos la carpeta donde lo vamos a guardar, y escribiremos el nombre.

Guardar los cambios

Una vez que hayamos guardado el archivo una vez, las siguientes veces al guardar los cambios realizados, llegará con que pinchemos en Guardar o CTRL+G. También podemos utilizar el botón de Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido.

Guardar como

Si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente, o cambiarle el nombre, tenemos que ir a Archivo/Guardar como. Se nos abrirá nuevamente el cuadro de diálogo donde elegiremos la nueva carpeta y escribiremos el nuevo nombre del archivo.

Versiones anteriores de Excel

La extensión de los archivos de Excel de la versión de 2007 a 2013, es .XLSX y la de las versiones anteriores es .XLS

Un archivo que sea de la versión 2003 se puede abrir y modificar con la versión 2007-2013, pero un archivo de esta versión no puede abrirse directamente con una versión anterior. Para ello tenemos que utilizar un convertidor de archivos. Para crear archivos que sean compatibles con la versión 2003, tenemos que ir a la ficha Archivo/Guardar como. Se nos abrirá un cuadro de diálogo donde tenemos que desplegar la lista Tipo y seleccionar Libro de Excel 97-2003.

Puede ocurrir, que al guardar el archivo en una versión anterior, se produzcan cambios en los archivos ya que la nueva versión tiene elementos que no tenía la versión anterior.

Cerrar archivos

Para cerrar un archivo sin tener que salir de Excel, tenemos que ir a la ficha Archivo, y pinchamos en Cerrar. También podemos utilizar el teclado pulsando conjuntamente las teclas ALT+F4

Si hemos realizado algún cambio en el archivo y no lo hemos guardado, nos preguntará si queremos guardar los cambios efectuados antes de salir. Debemos pinchar en Guardar, No guardar o Cancelar.

Abrir archivos

Para abrir un libro tenemos que ir a Archivo/Abrir. Nos aparecerá a la derecha la lista con los últimos archivos que hemos abierto. Si es uno de los de la lista, pinchamos en él. Si no lo es, vamos a Equipo y a Examinar. Se nos abrirá el cuadro Abrir, donde buscaremos el archivo deseado. También podemos utilizar el teclado, pulsando conjuntamente las teclas CTRL+A